Organiser un événement pour une entreprise implique des préparatifs rigoureux afin de garantir une logistique irréprochable, de ne rien oublier et d’accueillir les invités ou participants dans les meilleures conditions. Nous vous proposons quelques conseils pour vous aider dans la préparation de votre événement !

Définir le concept de votre événement d’entreprise

Avant toute chose, veillez à bien définir le public visé. En effet, plus votre cible sera précise et cohérente avec les objectifs de votre événement, plus vous aurez le sentiment d’en retirer des bénéfices concrets pour votre activité.

Choisissez ensuite des intervenants qui suscitent l’intérêt et pensez à les prévenir suffisamment tôt pour vous assurer de leur disponibilité. Il est souvent pertinent de faire appel à des intervenants de prestige, qu’il s’agisse de vos clients les plus renommés ou de professionnels considérés comme des références dans votre secteur d’activité.

Prévoyez la logistique de l’événement

Pour commencer, définissez la date et l’horaire de votre événement. Cela vous permettra de concevoir un rétroplanning, d’anticiper les imprévus et de donner à vos invités et intervenants le temps de s’organiser.

Ensuite, réservez une salle. Mieux vaut s’y prendre très tôt afin de parer à toute mauvaise surprise. Pour cela, repérez très en amont de l’événement la salle qui selon vous convient le mieux (capacité, prestations offertes, disponibilité à la date choisie) et n’hésitez pas à la réserver.

Envoyez des invitations trois semaines à l’avance, en tablant sur un ratio d’une personne présente sur 10 invitations envoyées. Ne relancez que la semaine qui précède le jour J.

Lors de votre événement d’entreprise

Distribuez des badges et des cartes à toutes les personnes présentes. Ces badges comporteront le nom ainsi que la fonction des invités, ils faciliteront grandement la prise de contact et le networking, composante essentielle de tout événement professionnel. Pour vous faciliter la tâche, optez pour une imprimante à cartes. Vous pourrez ainsi imprimer vos cartes et vos badges directement sur place.

Il ne vous reste plus qu’à proposer à vos invités un cocktail dînatoire afin de créer une atmosphère propice aux échanges !